Privacyverklaring

PRAKTIJK DE SPIL

Laatst bijgewerkt op: 25 september 2026 · Versie: 3.0

Praktijk De Spil gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze verklaring leest u in duidelijke taal welke gegevens we verwerken, waarom, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft.

Deze verklaring geldt voor onze zorgverlening en begeleiding, administratie, afspraken, communicatie en website. Voor cookies en websiteanalyse geldt daarnaast ons afzonderlijke cookiebeleid.

1. Wie is verantwoordelijk?

Hollanders Charissa CommV
Praktijk De Spil
Dokter Van der Borghtstraat 2
2590 Berlaar, België
Ondernemingsnummer: 0675.616.381
E-mail: charissa@praktijkdespil.be

Hollanders Charissa CommV is verantwoordelijk voor praktijkbrede verwerkingen, zoals de website, algemene communicatie, afsprakenbeheer en de centrale administratie van kinesitherapiepatiënten.

De zelfstandige zorgverleners binnen de praktijk kunnen voor hun eigen professionele activiteiten ook zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. Bij een gedeeld dossier of gezamenlijke zorg kunnen de praktijk en de betrokken zorgverleners gezamenlijk verantwoordelijk zijn. U kunt met vragen altijd terecht bij uw zorgverlener of via het bovenstaande e-mailadres.

2. Welke gegevens verwerken we?

We ontvangen gegevens meestal rechtstreeks van u, een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Soms ontvangen we relevante gegevens van een verwijzende of betrokken zorgverlener.

• Identificatie en contact: naam, adres, e-mail, telefoonnummer, geboortedatum en gegevens van ouders of vertegenwoordigers.
• Afspraken en administratie: afspraken, aanwezigheden, annulaties, betalingen, facturatie, mutualiteitsgegevens en, wanneer noodzakelijk, rijksregisternummer.
• Zorg en begeleiding: hulpvraag, medische voorgeschiedenis, gezondheidsgegevens, behandelplan, evolutie, verslagen en andere informatie die nodig is voor uw behandeling of begeleiding.
• Communicatie: berichten en relevante gegevens van uw huisarts, verwijzer of andere betrokken zorgverlener.
• Website: technische en beveiligingsgegevens en, alleen na toestemming, analytische gegevens.

We verwerken alleen gegevens die nodig zijn. Onze website heeft momenteel geen eigen contactformulier, registratieomgeving of webwinkel.

3. Waarom en op welke rechtsgrond?

• om vragen te beantwoorden en afspraken, behandelingen, begeleiding en groepslessen uit te voeren: overeenkomst of voorbereiding daarvan;
• voor noodzakelijke gezondheidszorg door zorgverleners die aan beroepsgeheim gebonden zijn: AVG artikel 9.2.h of, waar vereist, uitdrukkelijke toestemming;
• voor zorgadministratie, boekhouding, fiscaliteit en andere verplichtingen: wettelijke verplichting;
• voor een veilige en werkbare praktijk, beveiliging en normale administratieve opvolging: gerechtvaardigd belang;
• voor Analytics, optionele communicatie of specifieke gegevensdeling wanneer toestemming nodig is: toestemming.

U kunt toestemming altijd intrekken. Dat verandert niets aan verwerkingen die vóór de intrekking rechtsgeldig gebeurden. Sommige gegevens zijn nodig om een afspraak, behandeling, terugbetaling of facturatie mogelijk te maken. Zonder die gegevens kunnen we de betrokken dienst soms niet leveren.

4. Gedeeld dossier en toegang

Voor afspraken, administratie, dossiers en betalingsopvolging gebruiken we Crossuite. Zorgverleners hebben een persoonlijke toegang. Alleen personen die betrokken zijn bij uw behandeling of die gegevens nodig hebben voor hun taak, mogen de relevante informatie raadplegen. Zij zijn gebonden aan beroepsgeheim, vertrouwelijkheid of professionele discretie.

Bij multidisciplinaire zorg delen we binnen de praktijk alleen informatie die nodig is voor veilige, kwalitatieve en continue zorg.

5. Met wie delen we gegevens?

Wanneer dit nodig of wettelijk verplicht is, kunnen we gegevens delen met betrokken zorgverleners, huisartsen, specialisten, eHealth-platformen, mutualiteiten, de boekhouder, software-, hosting- en e-mailleveranciers en bevoegde overheidsinstanties.

Belangrijke dienstverleners zijn:

• Crossuite: afspraken, contactbeheer, dossiers en betalingsopvolging;
• SuperSaaS: inschrijvingen en planning van groepsactiviteiten;
• Easyhost BV: website- en e-mailhosting;
• Google Analytics en Google Tag Manager: websiteanalyse, uitsluitend na toestemming;
• eHealth-platformen: beveiligde communicatie tussen zorgverleners.

We verkopen geen persoonsgegevens. Met leveranciers die in onze opdracht gegevens verwerken, maken we waar nodig contractuele afspraken over gegevensbescherming.

6. Doorgifte buiten de EER

Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. We gebruiken waar nodig passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of een toepasselijk adequaatheidsbesluit.

Google Analytics wordt geleverd via Google Ireland Limited en wordt alleen na toestemming geactiveerd. Google vermeldt voor relevante doorgiften onder meer het EU-VS Data Privacy Framework en contractuele waarborgen. Zie Google’s doorgiftekaders.

7. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig of wettelijk verplicht:

• patiëntendossiers waarop de Belgische patiëntenrechtenwet van toepassing is: minstens 30 en maximaal 50 jaar vanaf het laatste patiëntencontact, behoudens een andere toepasselijke regel;
• andere begeleidings- en cliëntgegevens: zolang nodig voor het traject, beroepsregels en mogelijke rechtsvorderingen;
• facturatie en boekhouding: in beginsel 10 jaar volgens de toepasselijke fiscale regels;
• afspraken, groepslessen en e-mail: zolang nodig voor planning, opvolging, administratie en mogelijke rechtsvorderingen;
• website- en beveiligingslogs: beperkt tot wat nodig is voor beveiliging, storingsanalyse en misbruikpreventie.

Bewaartermijnen voor cookies en Analytics staan in het cookiebeleid. Daarna verwijderen of anonimiseren we gegevens, tenzij verdere bewaring verplicht of aantoonbaar noodzakelijk is.

8. Hoe beveiligen we gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder persoonlijke accounts, toegangsbeperking, professionele dossier- en communicatiesystemen, beveiligde hosting en afspraken over beroepsgeheim en vertrouwelijkheid. Toegang is beperkt tot personen die de gegevens nodig hebben.

9. Uw rechten

Binnen de wettelijke voorwaarden heeft u recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en intrekking van toestemming. Een recht kan beperkt zijn wanneer we gegevens wettelijk of professioneel moeten bewaren.

Stuur uw verzoek naar charissa@praktijkdespil.be. We kunnen noodzakelijke informatie vragen om uw identiteit veilig te controleren. We antwoorden in principe binnen één maand, tenzij de wet een verlenging toestaat.

Heeft u een klacht, neem dan eerst contact met ons op. U kunt ook terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Cookies, automatische besluiten en wijzigingen

De details over cookies, Analytics en het wijzigen van uw voorkeuren staan in ons cookiebeleid.

Praktijk De Spil neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking of profilering zijn gebaseerd.

We passen deze verklaring aan wanneer onze werking of de regelgeving wijzigt. Op deze pagina staat steeds de meest recente versie.