Privacyverklaring

PRAKTIJK DE SPIL

Laatst bijgewerkt op: [datum invullen]

Praktijk De Spil hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en verwerkt uw gegevens op een zorgvuldige, veilige en transparante manier. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren, met wie wij gegevens delen en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de werking van Praktijk De Spil, onze website www.praktijkdespil.be, onze administratie, afsprakenplanning, patiënt-/cliëntendossiers en communicatie met patiënten, cliënten, ouders, wettelijke vertegenwoordigers en andere zorgverleners.

1. Wie zijn wij?

Praktijk De Spil is een multidisciplinaire groepspraktijk gevestigd op:

Praktijk De Spil
Dokter Van der Borghtstraat 2
2590 Berlaar
België

De praktijk wordt georganiseerd onder leiding van:

Hollanders Charissa CommV
Ondernemingsnummer: 0675.616.381
E-mail: charissa@praktijkdespil.be

Binnen Praktijk De Spil werken zelfstandige zorgverleners en therapeuten samen in verschillende disciplines, waaronder:

• kinesitherapie;
• pediatrische kinesitherapie;
• seksuologie;
• loopbaan- en veerkrachtcoaching;
• rookstopbegeleiding;
• rouw- en verliescounseling;
• familiale bemiddeling;
• ademhalingstherapie;
• vroedkunde;
• menopauzebegeleiding.

De actuele lijst van zorgverleners en therapeuten vindt u op onze website via de pagina “Over ons”.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

Voor praktijkbrede verwerkingen, zoals het beheer van de website, algemene communicatie, afsprakenbeheer, het gedeelde patiënt-/cliëntendossier en de centrale administratie van kinesitherapiepatiënten, treedt Hollanders Charissa CommV op als verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de individuele zorgverlening, begeleiding of therapie door zelfstandige therapeuten kunnen de betrokken zorgverleners, afhankelijk van de concrete verwerking, ook zelf verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van hun professionele activiteit.

Voor bepaalde gedeelde verwerkingen, zoals het gebruik van het gedeeld patiënt-/cliëntendossier binnen Crossuite, kunnen Praktijk De Spil en de betrokken zelfstandige zorgverleners gezamenlijk verantwoordelijk zijn. In dat geval maken wij interne afspraken over toegang, vertrouwelijkheid, beveiliging, gegevensdeling en opvolging van rechten van patiënten en cliënten.

Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via:

charissa@praktijkdespil.be

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met onze praktijk kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.

3.1 Identificatie- en contactgegevens

Wij kunnen onder meer de volgende gegevens verwerken:

• naam en voornaam;
• adres;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• geboortedatum;
• geslacht;
• rijksregisternummer, indien noodzakelijk voor zorgadministratie of terugbetaling;
• mutualiteitsgegevens;
• gegevens van ouders of wettelijke vertegenwoordigers bij minderjarigen;
• gegevens van huisarts of verwijzende zorgverlener.

3.2 Afspraak- en administratieve gegevens

Wij kunnen onder meer verwerken:

• datum en tijdstip van afspraken;
• type afspraak of behandeling;
• aanwezigheden;
• annulaties of no-shows;
• betalingsstatus;
• facturatiegegevens;
• gegevens nodig voor terugbetaling of getuigschriften;
• communicatie over afspraken.

Voor afspraken, contactbeheer, patiënt-/cliëntendossiers en betalingsopvolging gebruiken wij Crossuite. Voor groepslessen of groepsactiviteiten kunnen wij gebruik maken van SuperSaaS.

3.3 Gezondheidsgegevens en therapeutische gegevens

Omdat Praktijk De Spil zorgverlening, begeleiding en therapeutische diensten aanbiedt, kunnen wij ook gezondheidsgegevens en andere gevoelige gegevens verwerken.

Dit kan onder meer gaan om:

• medische voorgeschiedenis;
• klachten of hulpvragen;
• kinesitherapeutische gegevens;
• pediatrische gegevens;
• behandelplannen;
• evolutienota’s;
• verslagen;
• informatie over fysieke gezondheid;
• informatie over zwangerschap, postnatale begeleiding of vroedkundige opvolging;
• gegevens over seksuele gezondheid;
• gegevens over mentale, emotionele of psychosociale gezondheid;
• informatie over rouw, verlies, stress, veerkracht of loopbaancontext;
• informatie over rookstopbegeleiding;
• relationele of familiale gegevens;
• gegevens die relevant zijn voor familiale bemiddeling;
• gegevens over ademhalingstherapie of menopauzebegeleiding.

Wij verwerken deze gegevens enkel voor zover dit noodzakelijk is voor de zorgverlening, begeleiding, opvolging, administratie of wettelijke verplichtingen.

3.4 Gegevens van minderjarigen

Praktijk De Spil behandelt ook minderjarige patiënten, onder meer binnen pediatrische kinesitherapie.

Bij minderjarigen kunnen wij naast gegevens van de minderjarige ook gegevens verwerken van ouders, voogden of wettelijke vertegenwoordigers, bijvoorbeeld voor:

• het maken en opvolgen van afspraken;
• communicatie over de behandeling;
• administratieve afhandeling;
• toestemming of betrokkenheid bij de zorg;
• overleg met andere zorgverleners indien nodig.

Wij houden daarbij rekening met de leeftijd, maturiteit en belangen van de minderjarige, en met de toepasselijke regels rond ouderlijk gezag, vertrouwelijkheid en beroepsgeheim.

3.5 Websitegegevens

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres;
• browsertype;
• toestelgegevens;
• bezochte pagina’s;
• datum en tijdstip van bezoek;
• cookievoorkeuren;
• analytische gegevens via Google Analytics, indien u daarvoor toestemming geeft.

Onze website bevat volgens de huidige werking geen eigen contactformulieren, registratieomgeving of online bestelomgeving. Indien dit in de toekomst wijzigt, zal deze privacyverklaring worden aangepast.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het beantwoorden van vragen;
• het plannen, beheren en opvolgen van afspraken;
• het uitvoeren van behandelingen, therapieën, begeleiding en groepslessen;
• het bijhouden van patiënt-/cliëntendossiers;
• multidisciplinaire samenwerking binnen de praktijk;
• communicatie met patiënten, cliënten, ouders of wettelijke vertegenwoordigers;
• communicatie met huisartsen of andere betrokken zorgverleners;
• administratie en facturatie;
• betalingsopvolging;
• boekhoudkundige en fiscale verplichtingen;
• organisatie van groepslessen of activiteiten;
• beheer en beveiliging van onze website;
• analyse van websitegebruik via Google Analytics, mits toestemming;
• naleving van wettelijke, deontologische en professionele verplichtingen;
• behandeling van vragen, klachten of verzoeken.

5. Op welke rechtsgronden verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Afhankelijk van de verwerking baseren wij ons op:

• uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen, bijvoorbeeld wanneer u een afspraak maakt of een behandeling volgt;
• wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld boekhouding, fiscale verplichtingen of zorgadministratie;
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor praktijkbeheer, beveiliging, administratieve opvolging of communicatie binnen een bestaande zorgrelatie;
• toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies, nieuwsbrieven of specifieke gegevensdeling wanneer toestemming vereist is;
• gezondheidszorg en zorgverlening, voor de verwerking van gezondheidsgegevens door zorgverleners die onderworpen zijn aan beroepsgeheim of vertrouwelijkheidsverplichtingen.

Gezondheidsgegevens worden enkel verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor zorgverlening, begeleiding, diagnose, behandeling, opvolging, preventieve of curatieve gezondheidszorg, of op basis van een andere geldige wettelijke grond.

6. Gedeeld patiënt-/cliëntendossier

Binnen Praktijk De Spil wordt gewerkt met een gedeeld patiënt-/cliëntendossier via Crossuite.

Dit laat toe om behandelingen en begeleidingen binnen de praktijk op een veilige en gecoördineerde manier op te volgen.

Alle therapeuten en zorgverleners hebben een persoonlijke login en wachtwoord. Alleen zorgverleners die betrokken zijn bij uw behandeling of begeleiding krijgen, voor zover noodzakelijk, toegang tot relevante gegevens in uw dossier.

De toegang tot gegevens is beperkt tot wat nodig is voor kwalitatieve, veilige en continue zorgverlening. Zorgverleners binnen de praktijk zijn gebonden aan beroepsgeheim, vertrouwelijkheid of professionele discretieplichten.

7. Delen van gegevens binnen de praktijk

Binnen de praktijk kunnen gegevens worden gedeeld tussen betrokken zorgverleners wanneer dit noodzakelijk is voor uw behandeling, begeleiding of opvolging.

Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer:

• meerdere zorgverleners betrokken zijn bij uw traject;
• multidisciplinair overleg nodig is;
• opvolging of continuïteit van zorg vereist is;
• een therapeut relevante informatie nodig heeft om u correct te begeleiden.

Wij delen niet meer gegevens dan noodzakelijk. Zorgverleners die niet betrokken zijn bij uw traject mogen uw dossier niet raadplegen.

Indien u vragen heeft over interne gegevensdeling, kunt u dit bespreken met uw therapeut of met de praktijkmanager.

8. Delen van gegevens met externe partijen

Wij delen persoonsgegevens enkel wanneer dit noodzakelijk, wettelijk verplicht of passend is binnen de zorgverlening.

Gegevens kunnen worden gedeeld met:

• huisartsen;
• specialisten;
• andere betrokken zorgverleners;
• eHealth-platformen;
• mutualiteiten, indien nodig voor terugbetaling of zorgadministratie;
• boekhouder of administratieve dienstverleners;
• softwareleveranciers;
• hosting- en e-mailprovider;
• betalings- of facturatiepartners indien van toepassing;
• overheidsinstanties indien wettelijk verplicht.

Voor communicatie met huisartsen of andere zorgverleners gebruiken wij waar mogelijk daartoe bestemde en beveiligde communicatiekanalen, waaronder eHealth-platformen.

Gegevens worden niet verkocht aan derden.

9. Zelfstandige therapeuten en facturatie

Binnen Praktijk De Spil werken zelfstandige zorgverleners en therapeuten.

Voor kinesitherapiepatiënten gebeurt de facturatie via Hollanders Charissa CommV.

Andere zelfstandige therapeuten factureren in principe rechtstreeks aan hun eigen patiënten of cliënten. Voor die facturatie zijn zij zelf verantwoordelijk voor de correcte verwerking van facturatie- en administratieve gegevens, tenzij hierover specifieke afspraken met de praktijk zijn gemaakt.

10. Welke externe dienstverleners gebruiken wij?

Voor onze werking maken wij gebruik van externe dienstverleners, waaronder:

Met externe dienstverleners die persoonsgegevens verwerken in opdracht van de praktijk worden passende afspraken gemaakt. Waar van toepassing gebeurt dit via een verwerkersovereenkomst, gegevensverwerkingsovereenkomst, verwerkingsvoorwaarden of contractuele bepalingen van de leverancier.

11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige externe dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte of gebruik maken van subverwerkers buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer dit gebeurt, nemen wij passende waarborgen in acht, zoals:

• verwerking binnen de EU waar mogelijk;
• contractuele waarborgen;
• standaardcontractbepalingen;
• naleving van toepasselijke gegevensbeschermingsregels;
• bijkomende beveiligingsmaatregelen waar nodig.

Voor Google Analytics geldt dat deze dienst enkel wordt gebruikt mits uw toestemming via de cookiebanner.

12. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld, rekening houdend met wettelijke, fiscale, boekhoudkundige, professionele en deontologische verplichtingen.

Als algemene richtlijn hanteert Praktijk De Spil een bewaartermijn van 5 jaar na het laatste contact, tenzij een langere of kortere termijn wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.

Voor bepaalde gegevens gelden afwijkende termijnen:

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden zij verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.

13. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, wijziging, ongeoorloofde toegang, ongeoorloofde bekendmaking of andere onrechtmatige verwerking.

Deze maatregelen omvatten onder meer:

• persoonlijke logins voor softwaretoegang;
• wachtwoordbeveiliging;
• toegangsbeperking tot patiënt-/cliëntendossiers;
• gebruik van professionele software voor dossierbeheer;
• gebruik van beveiligde communicatiekanalen waar mogelijk;
• beveiliging van website en hosting;
• vertrouwelijkheidsafspraken met zelfstandige therapeuten;
• beperking van toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze nodig hebben;
• organisatorische afspraken rond beroepsgeheim en discretie.

Iedere gebruiker van onze systemen is verantwoordelijk om zorgvuldig om te gaan met login, wachtwoord en toegangsgegevens. Onbevoegde toegang of vermoedelijke datalekken moeten onmiddellijk worden gemeld aan de praktijkmanager.

14. Uw rechten

U heeft, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, de volgende rechten:

• recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• recht op verbetering van onjuiste gegevens;
• recht op verwijdering van gegevens;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• recht van bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• recht om toestemming in te trekken wanneer verwerking op toestemming gebaseerd is.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen via:

charissa@praktijkdespil.be

Wij kunnen vragen om uw identiteit te verifiëren voordat wij op uw verzoek ingaan. Wij beantwoorden uw verzoek in principe binnen één maand, tenzij de wet een andere termijn toestaat.

Bepaalde gegevens kunnen niet zomaar worden verwijderd wanneer wij wettelijk, professioneel of deontologisch verplicht zijn deze te bewaren, bijvoorbeeld in het kader van patiëntendossiers of boekhouding.

15. Klachten

Als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via:

charissa@praktijkdespil.be

U heeft ook het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

16. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën. Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

Niet-noodzakelijke cookies, zoals analytische cookies van Google Analytics, worden enkel geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner.

17. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze werking, website, software of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.